エクセルで別のプルダウンリストを連動させる方法

はじめに

エクセルで決まった形式の値を入力したいとき、プルダウンリスト(またはドロップダウンメニュー)が便利です。入力の間違いを防ぐことができるので作業の効率化につながります。

今回は、「プルダウンリスト」の応用編として複数のプルダウンリストを連動させる方法をご紹介します。

例えば地域名、都道府県のような連動性のある値を入力したい場合、東北地方を選択すると、青森県や岩手県からといった東北地方のみのリストが表示されるように絞り込む方法です。

複数のプルダウンリストを連動させる方法

元データを用意する

元データを用意する

別シートにリストの元になるデータを用意します。今回は、Sheet2に上図のような地方に対応した都道府県のデータを用意しました。

基準となるリストのデータに名前を定義する

地方名を選択する

今回は、基準となる地方名のプルダウンリストを選択することでその地方に属する都道府県を連動するプルダウンリストを設定していきます。まずは地方名の範囲(B2~B8)を選択します。

名前の定義を選択する

【数式】タブの、【名前の定義】を選択し、【名前の定義(D)…】を選択します。

名前を入力する

名前に『地方』と入力し、【OK】を押します。

名前の定義を確認する

リボンの左下に位置している「名前ボックス」に「地方」と入力されています。これで地方名に名前を定義することができました。

選択範囲から名前を作成する

全体を選択して「名前の定義」を選択

B2からL8までのすべてのデータを選択し、【数式】タブから【選択範囲から作成】を選択します。

左端列を選択

選択範囲から名前を作成ダイアログが表示されたら、【左端列】にチェックを入れて【OK】を押します。

基準となるプルダウンリストを作成する

Sheet1を選択してプルダウンリストを作成する

Sheet1へ戻り、上図のようにB2セルに『地方名』、B3セルに『都道府県名』と入力します。

地方名を選択

地方名を選択するプルダウンリストを作成していきます。C2セルを選択します。

データの入力規則を選択

【データ】タブの、【データの入力規則】を選択し、【データの入力規則(V)…】を選択します。

入力規則に「=地方」を入力

データの入力規則ダイアログが表示されたら、入力値の種類を【リスト】に変更し、「元の値」には『=地方』と入力し、【OK】を押します。

連動させるプルダウンリストを作成する

都道府県名のプルダウンリストを作成

地方名に連動した都道府県を選択するプルダウンリストを作成していきます。C3を選択した状態で、【データ】タブの、【データの入力規則】を選択し、【データの入力規則(V)…】を選択します。

入力規則にINDIRECT関数を入力

データの入力規則ダイアログが表示されたら、入力値の種類を【リスト】に変更し、「元の値」には『=INDIRECT(C2)』と入力し、【OK】を押します。

連動するプルダウンリストを作成するためにはINDIRECT関数を使用します。INDIRECT関数は「INDIRECT(参照文字列, [参照形式])」という書式で構成され、指定される文字列への参照を返します。

この関数を使うことで基準となるプルダウンリストを選択した項目に基づいて連動したリストが表示されます。

元の値のダイアログ

C2セルが空白の場合、「元の値はエラーと判断されます。続けますか?」というアラートが表示されますが【はい】を押します。

動作を確認する

北海道・東北を選択した際の都道府県名プルダウンリスト

実際にプルダウンリストが連動しているか確認してみましょう。C2セルのプルダウンリストから【北海道・東北】を選択します。

C3セルのプルダウンリストを表示すると北海道・東北に属する都道府県がリストに表示されました。

ちなみにプルダウンリストが設定されたセルでAlt+を押すとプルダウンリストが展開されます。

関東を選択した際の都道府県名プルダウンリスト

念のため他の地方も確認してみます。C2セルのプルダウンリストから【関東】を選択します。C3セルのプルダウンリストを表示すると関東に属する都道府県がリストに表示されました。

C2セルのプルダウンリストで選択した内容によって、C3セルのプルダウンリストが連動するようになりました。

Windows10とExcel2016

本記事で使用したOSはWindows10、Excelのバージョンは2016です。

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