3ステップ!Excelでプルダウンリストを作成する方法

はじめに

エクセルでプルダウンリスト(又はドロップダウンメニュー)を作る機会は多いのではないでしょうか?

プルダウンメニューを作成するメリットは、

  • 入力の間違いが起きなくなる(半角、全角、スペースの統一)
  • 入力するキーワードを覚えておく必要がなくなる
  • 統一した書式で入力できる

などが挙げられます。特に、入力の間違いがあるとフィルタ機能で抽出したときに、正しい参照が出来なくなるので、プルダウンリストで選択したほうが確実でしょう。

ここでは、データの入力規則機能を使ったプルダウンリストの作り方や別シートの情報をプルダウンリストで表示させる方法などをお伝えしていきます。

プルダウンリストとは

プルダウンリストとは一般的には下記を指します。

GUIを使ったOSの操作画面もしくはWebページの画面上で項目を選択する方式の一つで、複数の選択肢の中から1つだけ選択できる。
タイトル上にマウスカーソルをあわせてボタンをクリックすることで、画面上の上から下へ引き出されるように選択項目の一覧が表示される。ドロップダウンメニューとも言う。PIPED BITS

プルダウンメニューの確認

エクセルでいうと、セルの右側にある▼を押すと入力候補の項目が一覧表示され、その中から選択して入力できるリストのことを言います。ドロップダウンリストやプルダウンメニュー、ドロップダウンメニューとも言います。

プルダウンリストの作り方

テキストの入力

プルダウンリストを作るセルに、『選択してください』とあらかじめ入力します。※文言は何でも構いませんし、空でも大丈夫です

STEP1 データの入力規則を選択する

データの入力規則を選択

【データ】タブの、【データの入力規則】を選択し、【データの入力規則】を選択します。

STEP2 ダイアログボックス内のリストを選択する

リストの選択

するとデータの入力規則のダイアログボックスが表示されますので、【すべての値】を選択し、【リスト】を選択します。

ドロップダウンリストから選択するをチェック

上記のような画面になります。このとき、【ドロップダウン リストから選択する】にチェックが入っていることを確認してください。そして、「元の値」が空になっていることも合わせて確認ください。

STEP3 元の値を入力する

元の値を入力

「元の値」の入力ボックスに、プルダウンで選択するリストを入力します。今回は、『りんご,バナナ,みかん』と入力しました。注意点として、キーワードとキーワードの間は半角のカンマでつなげて下さい。完了したら【OK】ボタンを押します。

完成

プルダウンのチェック

選択してくださいのセルを選択すると、セルの右側に▼が表示されます。

【▼】を選択すると、プルダウンリストが表示されました。目的の項目を選択するとデータが入力されます。 これで完了です。

元の値のデータをあらかじめ用意してプルダウンメニューを作る方法

先ほどは元の値を手入力して作成しましたが、あらかじめデータを用意して作る方法もあります。上記のように、別のセルにリストのデータを用意してください。

先に示した手順で、データの入力規則ダイアログボックスを開き、「元の値」の右側にある【ボタン】を押します。

あらかじめ用意しておいたセルをドラッグして範囲指定します。

「元の値」に範囲指定した値が入りました。この場合、ドラッグで指定した『$D2$2:$D$4』が入ります。【OK】ボタンを押し、完了です。

プルダウンメニューのリストを修正・追加・削除する方法

リストを変更・修正する方法

変更したいプルダウンリストが設定されたセルを選択し、【データ > データの入力規則 > データの入力規則】のダイアログボックスを開き、「元の値」を変更します。

みかんを『ミカン』に変更しました。

リストのチェック

変更した内容がプルダウンメニューのリストに反映されました。

リストを追加する方法

リストを追加する

「元の値」に『ぶどう』を追加しました。

リストの追加チェック

プルダウンリストにも反映されました。

リストを解除・削除する方法

プルダウンメニューのクリア

プルダウンリストを解除する方法は、対象のセルを選択して、【データ > データの入力規則 > データの入力規則】のダイアログボックス内の【すべてクリア】を押してください。

プルダウンメニューのクリア確定

上記のように、設定がデフォルト状態になるので【OK】ボタンを押し、完了です。ドロップダウンリストの矢印が削除され、通常のセルに戻ります。

プルダウンリストをマウスを使わずキーボードで操作する

プルダウンリストを使って入力するときに毎回セルの右側の下矢印を押すのは大変ですね。キーボードを使ったショートカットを覚えると簡単にリストを選択することができます。

キーボードで選択

プルダウンリストが設定されたセルでAlt+を押します。プルダウンリストが展開されました。

Endで確定

選択はまたはを押します。Homeを使うと一番上の項目を、Endを使うと、一番下の項目が選択されます。

確定するにはEnterを押します。選択したデータがアクティブ セルに入力されます。

プルダウンリストの応用編

別シートの情報をプルダウンリストで表示させる方法

上記までは、同じシート内の情報をプルダウンで表示させる方法でしたが、同じブックの別シートへ情報を入力し、その内容を別シートのプルダウンリストに表示させる方法があります。

名前の定義の選択範囲

別シート(Sheet2)に入力されている情報を範囲選択します。

名前の定義の選択

範囲選択された状態で、【数式】タブの【名前の定義】を選択し、【名前の定義】を選択します。

名前を入力

「名前」に定義したい名前を入力します。今回は『果物』と入力して【OK】を押します。

データの入力規則から名前の定義を入力

プルダウンリストを表示させたいシート(Sheet1)に移動し、データの入力規則を表示します。元の値に『=果物』と入力して【OK】を押します。

名前の定義の反映

Sheet2に入力した情報がSheet1にプルダウンリストとして表示できました。

プルダウンリストで選択したセルを集計する

プルダウンリストで選択したセルを集計する方法をご紹介します。

ステータスの作成

例えば、タスク管理をエクセルで行う場合、タスクごとに「未着手・作業中・完了」というプルダウンリストを設定したとします。

COUNTIF関数の入力

単にプルダウンから選択している状態だとどれくらい未着手のタスクがあるのかがわかりづらいですね。そこで各ステータスのものがいくつあるか数値で表示してみます。

D2に『=COUNTIF(B2:B11,”未着手”)』、E2に『=COUNTIF(B2:B11,”作業中”)』、F2に『=COUNTIF(B2:B11,”完了”)』を入力します。

D2、E2、F2に各ステータスがどれくらいあるか数値で表示されました。

該当のセルの個数を集計するのにCOUNTIF関数を用いました。『COUNTIF(範囲, 検索条件)』のように書くことで検索条件に一致するセルの個数を求めてくれます。

プルダウンリストに条件付きで色を付ける

プルダウンリストから選択した項目を色分けしたい時は「条件付き書式」を使用します。

新しいルールの選択

条件付きで色を付けたい箇所をあらかじめ範囲選択し、【ホーム】タブの【条件付き書式】を選択し、【新しいルール】を選択します。

特定の文字列の入力

2番目の【指定の値を含むセルだけを書式設定】を選択し、セルの値を【特定の文字列】に変更します。

次の値を含むの隣にプルダウンリストの項目の中から色を指定したい文字を入力します。今回は『完了』を入力してみます。

入力し終わったら、下にある【書式】ボタンを押してください。

書式の決定

「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されます。

【塗りつぶし】タブを選択し、背景色を適切な色に変更します。今回は黄緑色に変更してみました。色が決まったら【OK】を押します。

条件に基づいた結果の確認

条件付き書式が設定されたセルではプルダウンリストから「完了」が選択された場合のみ背景色が変更されます。

さらにINDIRECT関数を使って、複数のプルダウンリストを連動させる方法を説明しています。興味ある方は、以下の記事をご確認ください。

エクセルで別のプルダウンリストを連動させる方法

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Windows10とExcel2016

本記事で使用したOSはWindows10、Excelのバージョンは2016です。

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