Excel Hack

スキャンしたPDFをエクセルに変換する方法

書類にあるデータをエクセルで編集したいときは、一旦書類をPDF化してからエクセルに変換することをおすすめします。

この記事では、スキャンしたPDFをエクセルに変換する方法をご紹介します。

紙の書類をスキャンしてPDFに変換する2つの方法もあわせてご紹介しています。

紙の書類をスキャンしてPDFに変換する

プリンターを使ってスキャンする

プリンターの中には、書類をスキャンしてPDFに変換できるものもあります。

すでにPDFのスキャンが済んでいる場合は、本記事「スキャンしたPDFをエクセル に変換する方法」セクションをご参照ください。

ここでは「Canon TS8330」を使って、書類をスキャンする方法をご紹介します。

スキャンしたい書類を用意する

今回プリンターでスキャンするのは、こちらの書類です。

用紙を裏返して置く

プリンターのカバーを開き、書類を裏返してガラス台の上に置きます。

蓋を閉じる

カバーを閉めます。

電源ボタンを押す

プリンターの電源ボタンを押します。

スキャンを選択する

プリンターが起動すると、液晶モニターに大きく3つの項目が表示されます。

スキャンを選択します。

保存方法を選択する

スキャンしたPDFをどのような方法で保存するか選択します。

ここでは例として、クラウドに保存を選択します。

webメールを選択する

PDFを保存したいサービス(例:Attach to Webmail)を選択します。

この他にも、Google ドライブ、Dropbox、OneDriveなどのクラウドサービスを選ぶことができます。

メールサービスを選ぶ

今回はAttach to Webmailを選択したため、Webメールサービスを経由してスキャンしたPDFを受け取ります。

PDFを受け取りたいメールサービス(例:Google Mail)を選択します。

URLにアクセスまたはQRコードを表示する

スマホまたはタブレットで、表示されたURLにアクセスします。

「QRコードを表示」から、QRコードを読み取ってWebページにアクセスすることも可能です。

ログイン画面に移る

Webページにアクセスすると、選択したメールサービスのログイン画面が表示されます。

メールアドレスまたは電話番号を入力し、次へボタンを押します。

パスワードを入力する

パスワードを入力し、次へボタンを押します。

続行ボタンを押す

「下書きの管理とメールの送信です。」にチェックを入れ、続行ボタンを押します。

次へボタンを押す

ログインが完了するとプリンターの画面が切り替わりますので、次へボタンを押します。

パスワードを付けるか付けないか選択する

PDFにパスワードを設定するかどうかを選択できます。

ここでは例として、付けないボタンを押します。

カラーを選択する

カラーボタンを押すと、スキャンが開始されます。

終了ボタンを押す

スキャンが完了したら、終了ボタンを押します。

下書きメールを見る

選択したメールサービス(例:Gmail)にアクセスし、下書き、プリンターが作成したメール(例:Canon Attach to Webmail)の順に選択します。

PDFを選択する

添付されているPDF(例:20221201_142237.pdf)を選択すると、PDFが保存されます。

PDFのファイル名は、自動的に日付+最終更新の時間に設定されています。

PDFを選択する

どのようにスキャンされたか実際に確認してみましょう。

エクスプローラー、ダウンロード、保存されたPDFの順に選択します。

スキャンできた

PDFが開かれました。これで書類をスキャンすることができました。

今回使用した「Canon TS8330」は、以下のリンクからお買い求めいただけます。

スキャン可能なプリンターさえあれば、家でも簡単に書類をPDFとして保存することができます。

Canon プリンター A4インクジェット複合機 PIXUS TS8330 ブラック 2019年モデル

Canon プリンター A4インクジェット複合機 PIXUS TS8330 ブラック 2019年モデル

キヤノン

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    コンビニのマルチコピー機でスキャンする

    家にスキャン可能なプリンターやスキャナーがない場合は、コンビニに設置してあるマルチコピー機を利用してみると良いでしょう。

    セブンのマルチコピーアプリ

    スキャンしたPDFをスマホで受け取るには、「マルチコピー」アプリが必要になります。

    iOS版はApp Storeから、Android版はGoogle Playストアからインストールできますので事前にご準備ください。

    以下では、セブンイレブンのマルチコピー機を使って書類をスキャンする方法を説明します。

    1. コンビニのマルチコピー機でスキャンを選択する
    2. スキャンの保存先(例:USBメモリー/スマホ)を選択する
    3. 「マルチコピー」アプリでスキャンを選択し、接続ボタンを押す
    4. スマホに表示されるQRコードをマルチコピー機にかざす
    5. スマホで接続を開始するボタンを押す
    6. サイズを確認し、次へ進むボタンを押す
    7. カラーモードと読み取りサイズを選択する
    8. ファイルの保存形式(例:PDF)を選択する
    9. マルチコピー機に原稿をセットし、原稿を読み取るボタンを押す
    10. プレビューを確認し、読み取り終了ボタンを押す
    11. 支払い方法を選択し、保存スタートボタンを押す

    コピー機でスキャンしたPDFは「マルチコピー」アプリに保存されます。USBメモリーを持参した場合は、USBに保存されます。

    スキャン|セブン – イレブン~近くて便利~のページでは、画像付きの手順が掲載されています。

    スキャンしたPDFをエクセル に変換する方法

    ここでは「LightPDF」という無料の変換ツールを使って、スキャンしたPDFをエクセルに変換する方法をご紹介します。なお、LightPDFの利用にはログインが必要となりますので、事前にアカウントを作成しておくことをおすすめします。

    作業時間:6分

    LightPDFにアクセスする

    LightPDFにアクセスする

    スキャンしたPDFを編集可能なエクセルに変換するには、OCR機能(文書をデータとして読み込む機能)のあるツールを使って変換する必要があります。LightPDFにアクセスし、ファイルをアップロードボタンを押します。

    PDFを選択する

    PDFを選択する

    PDFの保存場所(例:ダウンロード)、スキャンしたPDF(例:データ1)の順に選択し、開くボタンを押します。

    出力フォーマットをExcelにする

    出力フォーマットをExcelにする

    出力フォーマットのプルダウン、Excel (.xlsx)の順に選択します。

    OCRボタンを押す

    OCRボタンを押す

    OCRボタンを押します。

    ダウンロードボタンを押す

    ダウンロードボタンを押す

    認識ずみのファイルをダウンロードボタンを押します。

    ログインする

    ログインする

    ログイン画面が表示されます。LightPDFに登録してあるメールアドレス、パスワードを入力し、ログインボタンを押します。アカウントを持っていない場合は、「登録してください」のリンクからアカウントを作成してください。

    変換されたエクセルファイルを開く

    変換されたエクセルファイルを開く

    ログインが完了するとPDFがエクセルに変換されます。どのように変換されたか確認してみましょう。エクスプローラー、ダウンロード、エクセルファイル(例:データ1)の順に選択します。

    データの編集を有効にする

    データの編集を有効にする

    ファイルが開かれます。表がやや崩れているため修正を行いましょう。編集を有効にするボタンを押します。

    編集できるようになった

    編集できるようになった

    これで編集できるようになりましたので、必要に応じて崩れている箇所を修正しましょう。LightPDFは変換精度が高いため、修正する箇所が比較的少なく済みます。

    スキャンしたPDFをエクセルに変換できた

    スキャンしたPDFをエクセルに変換できた

    データの配置や背景色を修正し、表の見た目を整えました。これでスキャンしたPDFをエクセルに変換することができました。

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